Assistant(e) (Services du protocole) - World Health Organization
Le service d’accompagnement au recrutement d’ONLYLYON Invest recherche un Assistant(e) (Services du protocole) pour l’OMS (Organisation Mondiale de Santé – World Health Organization) qui a choisi Lyon pour développer son activité en France.
AVIS IMPORTANT : Veuillez noter que la date limite de réception des demandes indiquée est le 18 octobre 2024. Merci de candidater directement via le site de l’OMS, ici.
Classe : G5
Arrangement contractuel : Engagement de durée déterminée
Durée du contrat (années, mois, jours) : 2 ans
Offre d’emploi : 26 sept. 2024 12:30:53
Date de clôture : Nov 8, 2024, 9:59:00 PM
Lieu principal : France-Lyon
Organisation : HQ/ACD Académie de l’OMS
Horaire : Temps plein
L’Académie de l’Organisation mondiale de la santé (« l’Académie ») est un nouvel établissement d’enseignement à la pointe de la technologie qui vise à révolutionner l’apprentissage tout au long de la vie pour avoir un impact sur la santé et atteindre des millions d’apprenants dans le monde. Basé à Lyon, en France, le campus de l’Académie proposera un large éventail de modalités d’apprentissage (en ligne, en face à face et mixte) ; des apprentissages numériques, en présentiel via le hub de Lyon ou via le réseau des campus, ainsi que des laboratoires d’apprentissage portables conçus pour des contextes où les participants ne peuvent pas se déplacer ou accéder à la plateforme d’apprentissage numérique. L’Académie fait partie intégrante de l’OMS sous l’autorité de gestion du Directeur général. L’objectif général de l’Académie est de faire progresser la composante apprentissage et développement humain du Programme général de travail de l’OMS et les objectifs de développement durable en matière de santé. Plus précisément, l’Académie améliorera les compétences de millions de personnes grâce à un apprentissage numérique de pointe et à un apprentissage hybride, y compris des leaders, des praticiens, des catalyseurs et des profanes. L’Académie de l’OMS offrira un apprentissage numérique et en personne avancé aux praticiens des politiques de santé, aux agents de santé et au personnel de l’OMS. Le campus de l’Académie sera officiellement lancé à l’automne 2024 en tant qu’initiative mondiale combinant les dernières technologies en matière d’apprentissage numérique et à distance avec les avancées de la science de
l’apprentissage des adultes pour offrir un apprentissage innovant, personnalisé et multilingue qui répond aux besoins prioritaires.
DESCRIPTION DES FONCTIONS
Au sein de l’équipe des Services administratifs, le titulaire du poste fournit des conseils et des services dans le domaine des services protocolaires, des privilèges, des immunités pour le personnel, les visiteurs et les stagiaires du campus de l’Académie de l’OMS.
• Préparer des lettres et faciliter les demandes de visa du personnel international et/ou des membres de leur famille à charge reconnus, assurer la liaison avec le Ministère français de l’Europe et des Affaires étrangères () et les ambassades/consulats français si nécessaire, afin d’assurer la délivrance rapide de visas pour le personnel international et les familles qui s’installent en France, ainsi que pour les visiteurs et les stagiaires du campus de l’Académie de l’OMS.
• Préparer des documents, des notes verbales et faciliter les demandes de délivrance ou de renouvellement de cartes d’identité diplomatiques et de titres de séjour spéciaux pour le personnel de l’OMS et les membres de leur famille à charge reconnus.
• Tenir à jour les systèmes de classement et assurer la mise à jour de l’information ; tenir un registre des visas/cartes d’identité et alerter le personnel à temps pour le renouvellement des cartes d’identité/permis de séjour.
• S’assurer que les dossiers sont constamment mis à jour pour signaler avec précision les mouvements de personnel au sur demande.
• Générer des rapports périodiques sur l’état d’avancement des dossiers.
• Mettre à jour la base de données d’information du personnel afin de soumettre en temps voulu un rapport sur le personnel du campus de l’Académie de l’OMS et les membres de la famille dépendants, à l’ONU et/ou aux autorités, selon les instructions du superviseur.
• En étroite coordination avec l’équipe RH, fournir une orientation de bienvenue, conseiller le nouveau personnel à Lyon sur les questions liées aux privilèges et immunités, c’est-à-dire l’importation/exportation d’effets personnels, d’articles ménagers, le statut de la carte d’identité, les questions de résidence, les baux de location, l’exonération de TVA, si nécessaire.
• Fournir un soutien lors de la cessation de service pour assurer le bon déroulement du processus.
• Fournir des informations et/ou répondre aux questions sur les droits et procédures pertinents.
• Aider le superviseur à assurer la liaison avec le et/ou d’autres agences gouvernementales sur les questions pertinentes concernant les privilèges et immunités diplomatiques en France.
• Préparer des documents et aider sur les questions relatives à l’immatriculation des véhicules officiels et des véhicules à moteur appartenant personnellement au personnel international, au renouvellement des permis de conduire, etc.
• Préparer les documents et aider au dédouanement des importations/exportations officielles du campus de l’Académie de l’OMS, ainsi que des articles ménagers du personnel international se déplaçant à destination ou en provenance de Lyon.
• Conseiller le personnel sur la procédure de soumission du laissez-passer de l’ONU et du certificat de l’ONU et gérer l’expédition et la réception de la valise diplomatique de l’ONU.
• Organiser et gérer les services postaux.
• Fournir un soutien de remplacement au sein de l’unité et effectuer des tâches connexes au besoin ou assignées par les superviseurs.
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation
Essentiel : Achèvement de l’enseignement secondaire.
Souhaitable : Études supérieures pertinentes.
Expérience
Essentiel : Au moins cinq ans d’expérience de travail dans les services de soutien administratif. Expérience de travail avec les pratiques et les politiques gouvernementales en France sur les questions de protocole, de privilèges, d’immunités, etc.
Souhaitable : Expérience dans le système des Nations Unies ou dans une organisation internationale.
Compétences
- Connaissances en informatique, y compris une bonne connaissance de Word et d’Excel.
- Très bonnes compétences dans la gestion et le traitement des données. Maîtrise de MS Office, SharePoint, etc. Aptitude à assurer une liaison efficace avec les organismes et les organisations gouvernementales avec tact et discrétion.
- Proactif, axé sur le service, axé sur le client et faisant preuve de débrouillardise.
- Bon jugement, intégrité et tact dans les relations avec les autres. Capacité de respecter les délais de travail en temps opportun et de travailler de manière autonome dans un environnement d’équipe.
- Aptitude à communiquer efficacement avec le personnel à tous les niveaux, à s’adapter à la diversité de ses origines éducatives et culturelles et à maintenir un niveau élevé de conduite personnelle.
- L’intelligence émotionnelle.
- Capacité d’identifier et de gérer ses propres émotions, ainsi que d’aider les autres à faire de même.
Compétences de l’OMS
Travail d’équipe
Respecter et promouvoir les différences
individuelles et culturelles Communication
Se connaître et se
gérer Produire des résultats
Utilisation des compétences linguistiques
Essentiel : Connaissance approfondie du français. Connaissance approfondie de l’anglais.
RÉMUNÉRATION
L’OMS offre au personnel de la catégorie des services généraux un package de rémunération attractif qui, pour le poste ci-dessus, comprend un salaire de base annuel net à partir de 45 202 euros (sous réserve de déductions obligatoires pour les cotisations de retraite et l’assurance maladie, le cas échéant) et 30 jours de congé annuel.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
- Cet avis de vacance peut être utilisé pour pourvoir d’autres postes similaires de la même classe
- Seuls les candidats sérieusement pris en considération seront contactés.
- Un test écrit et/ou une évaluation vidéo asynchrone peuvent être utilisés comme forme de dépistage.
- Dans le cas où votre candidature est retenue pour une entrevue, vous devrez fournir, à l’avance, une copie numérisée du ou des diplômes/diplômes/certificats requis pour ce poste. L’OMS ne prend en compte que les diplômes de l’enseignement supérieur obtenus auprès d’un établissement accrédité/reconnu dans la Base de données mondiale sur l’enseignement supérieur (WHED), une liste mise à jour par l’Association internationale des universités (AIU)/Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO). La liste est accessible via le lien : http://www.whed.net/. Certains certificats professionnels peuvent ne pas figurer dans le WHED et devront faire l’objet d’un examen individuel.
- Conformément au paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération primordiale dans l’emploi du personnel est la nécessité d’obtenir les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Il sera dûment tenu compte de l’importance d’un recrutement sur une base géographique aussi large que possible.
- Toute nomination ou prolongation d’engagement est soumise au Statut du personnel, au Règlement et au Manuel du personnel de l’OMS.
- L’OMS s’est engagée à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. L’OMS recrute et emploie du personnel sans distinction de handicap, de sexe, d’identité de genre, d’orientation sexuelle, de langue, de race, d’état matrimonial, de religion, de culture, d’origine ethnique et socio-économique, ou de toute autre caractéristique personnelle.
- L’OMS s’est engagée à atteindre la parité hommes-femmes et la diversité géographique au sein de son personnel. Les femmes, les personnes handicapées et les ressortissants des États membres non représentés et sous-représentés (https://www.who.int/careers/diversity-equity-and-inclusion) sont vivement encouragés à postuler.
- Les personnes handicapées peuvent demander des aménagements raisonnables pour leur permettre de participer au processus de recrutement. Les demandes d’accommodement raisonnable doivent être envoyées par courriel à reasonableaccommodation@who.int
- Un dossier irréprochable en matière d’intégrité et de normes éthiques professionnelles est essentiel. L’OMS s’enorgueillit d’un personnel qui adhère aux normes éthiques et professionnelles les plus élevées et qui s’engage à mettre en pratique la Charte des valeurs de l’OMS.
- L’OMS applique une politique de tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et des abus sexuels, du harcèlement sexuel et d’autres types de comportements abusifs (discrimination, abus d’autorité et harcèlement). Tous les membres du personnel de l’OMS ont un rôle à jouer dans la promotion d’un lieu de travail sûr et respectueux et doivent signaler à l’OMS tout cas réel ou suspecté d’EAS, de harcèlement sexuel et d’autres types de comportements abusifs. Pour s’assurer que les personnes ayant des antécédents avérés d’EAS, de harcèlement sexuel ou d’autres types de comportements abusifs ne sont pas embauchées par l’Organisation, l’OMS procédera à une vérification des antécédents des candidats finaux.
- L’OMS dispose d’un environnement sans tabac et ne recrute pas de fumeurs ou d’utilisateurs d’aucune forme de tabac.
- Pour plus d’informations sur les opérations de l’OMS, veuillez consulter le site suivant : http://www.who.int.
- L’OMS offre également un large éventail d’avantages au personnel, notamment un congé parental et des modalités de travail souples attrayantes pour aider à promouvoir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée et pour permettre à tous les membres du personnel d’exprimer et de développer pleinement leurs talents.
- L’âge légal de la retraite pour les nominations est de 65 ans. Pour les candidats externes, seuls ceux qui devraient terminer la durée de leur nomination seront normalement pris en considération.
- Veuillez noter que les contrats de l’OMS sont subordonnés à la confirmation par les membres du personnel qu’ils sont vaccinés comme l’exige l’OMS avant d’entreprendre une mission à l’OMS, sauf si une condition médicale ne permet pas une telle vaccination, comme l’atteste le Service de santé et de bien-être du personnel de l’OMS. Le candidat retenu devra fournir des preuves pertinentes liées à cette maladie. Une copie de la carte de vaccination mise à jour doit être communiquée au service médical de l’OMS dans le cadre du processus d’autorisation médicale. Veuillez noter que certains pays exigent une preuve de vaccinations spécifiques pour l’entrée ou la sortie. Par exemple, une preuve ou un certificat officiel de vaccination contre la fièvre jaune est exigé pour entrer dans de nombreux pays. Les recommandations de vaccination spécifiques à chaque pays sont disponibles sur le site Web de l’OMS sur les voyages internationaux et sur la santé et le bien-être du personnel. Pour toute question relative à la vaccination, veuillez contacter directement SHW au shws@who.int.
- Ce poste est soumis à un recrutement local et sera pourvu par des personnes recrutées dans la zone de navettage locale du lieu d’affectation.
- Si le site web ne s’affiche pas correctement, veuillez réessayer en : (i) vérifiant que la dernière version du navigateur est installée (Chrome, Edge ou Firefox) ; (ii) effacer l’historique de votre navigateur et ouvrir le site dans un nouveau navigateur (et non un nouvel onglet dans le même navigateur) ; ou (iii) réessayer d’accéder au site Web à l’aide du navigateur Mozilla Firefox ou d’un autre appareil. Cliquez sur ce lien pour obtenir des conseils détaillés sur la façon de remplir les demandes d’emploi : Instructions pour les candidats
- Département
- Entreprises externe
- Localisations
- Lyon
- Salaire annuel
- 45 202 €
- Type d'emploi
- CDD
À propos de ONLYLYON Invest
Fondée en 1974 conjointement par la Métropole de Lyon, la CCI Lyon Métropole Saint-Étienne Roanne, le Conseil Général du Rhône et le MEDEF Lyon-Rhône, l’Aderly est une association loi 1901 à but non lucratif.
Co-présidée par la Président de la Métropole de Lyon et le Président de la CCI Lyon Métropole Saint-Etienne Roanne, la gouvernance de l’Agence est composée d’un Conseil d’Administration de 23 membres, représentant une soixantaine de membres actifs et partenaires, acteurs du territoire.
ONLYLYON Invest (Agence pour le Développement Economique de la Région Lyonnaise) est une organisation dédiée à la promotion et au développement économique de la région lyonnaise. Depuis sa création, ONLYLYON Invest accompagne les entreprises dans leurs projets d'implantation, d'expansion et de développement, en offrant une gamme complète de services adaptés à leurs besoins.
Notre Mission
Nous avons pour mission de dynamiser l’économie locale en attirant de nouvelles entreprises et en soutenant celles déjà établies. Grâce à notre expertise et à notre réseau, nous facilitons la création d'emplois et l'innovation au sein de la région.
Assistant(e) (Services du protocole) - World Health Organization
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